Styrelsens rapport om intern kontroll
Enligt aktiebolagslagen och Koden är styrelsen ansvarig för den interna kontrollen. Denna rapport har upprättats i enlighet med punkten 10.5 i Koden.
Kontrollmiljö
Koncernen har upprättat ett ramverk för bolagsstyrning. De viktigaste beståndsdelarna i kontrollmiljön inom ramverket inkluderar tydlig arbetsbeskrivning för styrelsen, en tydlig organisatorisk struktur med dokumenterad delegering från styrelsen till koncernledningen samt ett antal fastställda koncernpolicyer, rutiner och ramverk. Totalt sett verkar koncernen i en organisation där chefer ges klara mål samt befogenheter. Beslutsdelegering finns dokumenterad i en attestordning,vilken ger klara instruktioner och mandat till chefer på samtliga nivåer. Koncernens viktigaste policyer, rutiner och ramverk inkluderar ”Financial Policies and Guidelines”, en redovisnings- och rapporteringsmanual, Group Treasurypolicy och Risk Management-policy som anger finansiellt respektive operativt riskhanteringsmandat, Corporate HR Policy och Guidelines samt manual för ITsäkerhet. Dokumenten ses över periodiskt och uppdateras vid behov.Koncernens etablerade internkontrollprocesser omfattar koncernens samtliga dotterbolag och omfattar metoder och aktiviteter för att säkra koncernens samtliga tillgångar, kontrollera riktigheten och tillförlitligheten i interna och externa finansiella rapporter, samt säkerställa efterlevnad av fastställda riktlinjer och policyer.
Riskhantering och analys
Styrelsen utvärderar vid varje sammanträde de framtida strategiska möjligheterna och koncernens riskexponering samt analyserar bolagets framtida strategi och rådande marknadsförhållande. Det övergripande ansvaret för hanteringen av operativa och finansiella risker har tydligt ålagts VD som har delegerat det löpande ansvaret i enlighet med fastställda mandat, för att identifiera, utvärdera och hantera finansiella och operativa risker samt ansvaret för implementering och underhåll av kontrollsystem i enlighet med av styrelsens fastställda policyer. Varje landsledning har ansvaret för att säkerställa att det inom varje land finns en process som syftar till att skapa riskmedvetenhet och efterlevnad av riktlinjer och policyer. Koncernens fastställda policyer och processer syftar till att all riskhantering ska utgöra en del av koncernens affärskultur och strategiska arbete. Processen för hantering av affärsrisker är integrerad i koncernens affärsplanering och resultatuppföljning. Det finns en tydlig eskaleringsordning för att säkerställa att koncernledningen och styrelsen löpande informeras om eventuella kontrollbrister och väsentliga riskexponeringar.
Information och kommunikation
Koncernens kommunikation utvecklas fortlöpande i syfte att tydligt identifiera koncernens mål, ansvarsskyldighet och ramar för tillåtna aktiviteter för de anställda. Informationsprocesser som finns etablerade syftar till att förse såväl koncernledningen som bolagets övriga ledningsfunktioner med adekvata rapporter om verksamhetsresultat i relation till fastställda målsättningar för att säkerställa tillförlitlig analys för att styra verksamheten.
Självutvärdering
I syfte att möjliggöra utvärdering och följa upp respektive landsorganisation, utförs årligen en självutvärdering avseende efterlevnad av Financial Policies and Guidelines och etablerade Corporate Governance-dokument. Utvärdering och uppföljning utförs avseende i vilken utsträckning definierade ansvar och krav har uppfyllts utifrån fastställda riktlinjer och policyer. Självutvärderingen undertecknas av respektive lands VD och controller.
Finansiell rapportering
Den lokala landsledningen ansvarar för att säkerställa efterlevnaden av godkända policyer och riktlinjer samt för att säkerställa rutiner för intern kontroll avseende etablering av finansiell rapportering. Ansvaret omfattar även att all finansiell information är korrekt, fullständig och i enlighet med interna och externa krav. Samtliga rapporteringsenheter rapporterar månatligen ekonomiskt utfall, redovisat enligt koncernens redovisningsprinciper, International Financial Report Standards (IFRS). Rapporteringen konsolideras och utgör underlag för kvartalsrapporter och månatlig uppföljning av den operativa och finansiella verksamheten. Den operativa uppföljningen sker enligt fastställd struktur där försäljning, resultat, kassaflöde och andra för koncernen viktiga nyckeltal och trender sammanställs och utgör underlag för analys och åtgärder. Den finansiella uppföljningen syftar till att säkerställa koncernens likvida behov. Andra viktiga och koncerngemensamma delar i den interna kontrollen är den årliga affärsplans- och budgetprocessen samt kvartalsvis prognostiserade utfall för innevarande kalenderår.
Letter of Representation
I syfte att säkerställa kontrollmiljön bekräftar landsledningen årligen bokslutet genom att underteckna ett intyg ett så kallat Letter of Representation, som redogör för ledningens uppfattning om huruvida den interna kontrollen avseende finansiell apportering av bokslut samt övrig koncerngemensam rapportering ger en sann och rättvisande bild av enhetens finansiella ställning.
Rutiner för förvärv
Koncernen har fastställda policyer och rutiner för att säkerställa att samtliga förvärv av verksamheter är vederbörligt godkända och analyserade med avseende på de finansiella och operativa konsekvenserna av förvärvet. Koncernen genomför även regelbundna uppföljningar och utvärderingar av genomförda förvärv.